Errores comunes al certificar un Sistema de Gestión
Pesadillas de la vida real
En el mundo empresarial, las pesadillas son recurrentes. La competencia, los impuestos, los nuevos mercados, la burocracia son algunos dolores de cabeza que nos podemos encontrar en el camino hacia el éxito.
Pesadillas de la vida real
En el mundo empresarial, las pesadillas son recurrentes. La competencia, los impuestos, los nuevos mercados, la burocracia son algunos dolores de cabeza que nos podemos encontrar en el camino hacia el éxito.
Cuando la realidad chocó de golpe con Mexicana Internacional SA de CV
En marzo del año pasado, Samuel Rodríguez, dueño y fundador de Mexicana Internacional SA de CV, empresa dedicada al transporte y logística, tuvo que enfrentarse con las consecuencias de sus malas decisiones.
La pandemia fue el escenario perfecto para una atmósfera caótica y llena de incertidumbre, y más para empresas como la de Samuel, que nunca quiso capacitar a su equipo, ni pensar ni siquiera en la implementación de un Sistema de gestión de calidad. Las probabilidades de fracasar en tiempos de crisis eran muy altas.
A pesar de ser un tema que ya varios de sus socios habían hablado, Samuel no habría querido llevar a su empresa al siguiente nivel con una certificación ISO. “No vale la pena, así estamos bien. Tenemos los suficientes clientes” decía. Hasta que en medio de la pandemia, el caos llegó a la empresa. Clientes perdidos, bajas ganancias, gastos elevados. Los procesos no tenían ni pies ni cabeza. Los clientes debían hacer un máximo esfuerzo para mantenerse a flote, al igual que Mexicana Internacional.
¿Cómo mantenerse a salvo, si la base del barco parecía romperse y pintaba para hundirse en el fondo de mar?
Los clientes eran sinceros con Samuel, elegirían al mejor proveedor, a quien fuera más rentable y les proporcionara máxima calidad en su servicio, además de contar con un certificado ISO 9001. A Samuel le cayó como agua fría escuchar de la boca de sus clientes algo que durante años se había negado a realizar.
Llamadas entraban todos los días, clientes queriendo cancelar contratos. A pesar de la excelente capacidad de negociación de Samuel, decenas de clientes se fueron y dejaron a Mexicana Internacional al borde de la quiebra. Era momento de hacer algo.
Samuel tomó la decisión junto a sus socios de implementar y capacitar a sus empleados bajo ISO 9001:2015, para posteriormente trabajarlo y obtener una certificación ISO 9001.
Poco a poco, Samuel comprendió que fue una sabia decisión, porque más allá de buscar un documento final, la correcta implementación y capacitación, ayudó de manera sorprendente a los procesos de su organización. Su compromiso se vio reflejado en los resultados y meses después en la obtención de su certificado ISO.
Por fin Mexicana Internacional SA de CV estaba al nivel de sus competidores, y hasta más. Por lo que sus antiguos clientes regresaron y hasta el doble. Pues la calidad de la empresa aumentó en todos los sentidos.
Golpe de suerte ¿o infortunio?
El equipo de Blue Pink Marketing estaba muy feliz. Las cosas pintaban cada vez mejor, los clientes eran sólidos, los proyectos cada vez más grandes, y las recomendaciones del excelente servicio hacía que la cartera de prospectos aumentara rápidamente.
La excelente capacidad del equipo, puso en la mente del CEO, el siguiente nivel del negocio. Llegar a Europa. La forma de trabajar era la fórmula perfecta para iniciar del otro lado del mundo. Sin embargo, había un pequeño problema, se necesitaba una certificación ISO 27001 para garantizar la seguridad de la información de clientes y prospectos. Blue Pink Marketing, contaba ya con un sistema de gestión ISO 9001 implementado y certificado, pero sabían que lograrlo les llevó su tiempo y mucho trabajo de parte de todos los miembros del equipo. En esta ocasión lo que no tenían era tiempo, por lo que decidieron buscar una opción más fácil.
Se encontraron en internet con una empresa que garantizaba una certificación en tiempo récord. No importaba si no contabas con un sistema de gestión, ellos te lo daban. ¡Que suerte tenemos! pensaron. Al ser una solución sencilla, el equipo se puso en contacto y rapidamente iniciaron gestión. Recibirián la certificación en días y el sueño de iniciar en Europa se vería materializado muy pronto.
El certificado llegó, y el sueño también (o quizá pesadilla)… algo no andaba bien. Con bombo y platillo Blue Pink Marketing anunciaba su certificado ISO 27001 y con ello el pase de ida a la nueva aventura en Europa. Pero un mal presentimiento, no los dejaba disfrutar. Google podría decirnos, -pensaron. Al buscar el nombre de la empresa emisora del certificado, no habría rastro alguno. El sitio web de contacto, habría desaparecido por arte de magia y no había manera de contactarse con la gente del organismo.
Los clientes rápidamente se enteraron del certificado, sin embargo querían validar la autenticidad del mismo y del organismo emisor. ¡No había nada!- y cómo pólvora se supo. La credibilidad de la agencia se vio severamente afectada, así como los planes europeos. Decenas de clientes cancelaron contratos… ¿cómo podrían confiar nuevamente en una empresa con un certificado pirata?
Blue Pink Marketing habría perdido además de clientes y credibilidad, la posibilidad de materializar el sueño de llegar a otro continente.
El misterio de María
Las personas emprendedoras siempre quieren lo mejor para el negocio que tanto trabajo les ha llevado mantener. Cuando llegan oportunidades, las tomas y das lo mejor de ti en el proyecto.
Para María dar lo mejor en su negocio era la máxima prioridad (o al menos eso creía). Su capacidad cada vez se veía más limitada puesto que la cantidad de trabajo eran muy fuertes, y era casi imposible que una sola persona las lleve a cabo. Tenía más de 2000 correos sin leer, 500 mensajes y 50 llamadas perdidas.
Simplemente las 24 horas del día no eran suficientes, al menos no para María.
Las oportunidades que se presentaban cada vez eran más grandes e importantes. En esta ocasión llegó a su correo un mensaje para participar en una licitación que sin duda llevaría a su negocio al siguiente nivel.
¡Estamos list@s| pensó María, envió toda la documentación y estaba segura que estaría entre los candidatos a ser elegidos, no obstante, semanas después las noticias no habrían sido buenas, pues le informaron que no habría pasado al siguiente nivel, ¿qué pudo fallar? pensó. El certificado OHSAS que había mandado ahora es ¡obsoleto!
María no lo podía creer, por lo que quiso rectificar con la entidad de gobierno porque seguro se habrían equivocado. Al saber que no se trataba un error María llamó a su casa certificadora, la cual confirmó la noticia de que era obsoleto, pues nunca pudieron contactar a María por ningún medio y nunca obtuvieron respuesta para notificar que su certificado estaba pronto a expirar…
María perdió varias oportunidades, por desconocer la vigencia de su certificado y además aprendió a delegar tareas y ser más productiva.